PENGENDALIAN

Pengendalian

Pengertian pengendalian menurut para ahli

• GEORGE. R TERRY 

Pengendalian dapat didefinisikan sebagai suatu proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dan standar

• KOONZ

Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat diselenggarakan

• STRONG

Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana

• SYAMSI

Pengendalian adalah fungsi manajemen yang mengusahakan agar pekerjaan/ kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana, instruksi, pedoman, patokan, pengaturan atau hasil yang telah ditetapkan sebelumnya.

Berdasarkan uraian diatas dapat di tarik kesimpulan bahwa pengendalian merupakan pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi yang dilakukan oleh atasan atau pimpinan dalam organisasi terhadap komponen organisasi dan sumber-sumber yang ada untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumya, secara terus menerus dan berkesinambungan agar semua dapat berfungsi secara maksimal sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.

1.     Langkah-Langkah dalam Proses Pengendalian
Mockler (1984) membagi pengendalian dalam 4 langkah yaitu :

1. Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja
Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4. Mengambil Tindakan Korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yanf terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

2.     Kualitas Sebuah Sistem Pengendalian yang Efektif

Pada Sistem pengendalian yang efektif cenderung mempunyai beberapa karakteritik itu berbeda-beda sesuai dengan situasinya namun dapat digeneralisasikan dengan ciri-ciri yakni:

1. Ketepatan, sebuah sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang tidak tepat dapat membuat manajemen lupa mengambil tindakan manakala seharusnya bertindak atau menanggapi suatu masalah yang sebetul tidak ada,

2. Tepat Waktu, pengendalian seharusnya menggugah perhatian para manajer terhadap penyimpangan tepat pada waktunya guna mencegah akibat serius terhadap kinerja sebuah unit,

3. Hemat, sebuah sistem pengendalian harus hemat dalam penerapanya, dan harus bisa memberikan manfaat dalam kaitannya dengan biaya yang ditimbulkannya,

4. Fleksibel, bisa menyesuaikan dengan perubahan yang tidak bersahabat atau untuk mamanfaatkan peluang baru,

5. Bisa dipahami, oleh para penggunaannya,

6. Kriteria (standar) yang masuk akal, bisa dicapai karena bila kriteria itu terlampau tinggi atau tidak masuk akal, maka tidak akan lagi memotivasi,

7. Penempatan yang strategis, para manajer tidak mungkin mengendalikan segala sesuatu yang berlangsung dalam organisasi, seandainya mampu manfaatkanya tidak akan dapat menutupi biayanya,

8. Tekanan pada perkecualian, para manajer yang tidak mampu mengendalikan semua kegiatanya, seharus menempatkan alat pengendali strategis ditempat di mana alat itu dapat meminta perhatian hanya bagi perkecualian,

9. Multikriteria, para manajer dan karyawan akan berusaha untuk “tampil bagus” pada kriteria yang dikendalikan. Multi Kriteria mempunyai dampak positif ganda, karena lebih sulit dimanipulasi ketimbang kriteria tunggal. Kriteria tersebut dapat mengurangi usaha untuk sekedar tampil “bagus”, juga karena kinerja jarang dapat dinilai secara obyektif dari satu indikator saja, multi kriteria memungkinkan penilaian kinerja yang lebih akurat,

10. Tindakan koreksi, sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan kapan terjadi penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan tindakan apa yang harus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi.

3.     Alat bantu pengendalian manajerial

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1.       Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.

2.       Management Information System (MIS)

MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.

MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system

Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan

3.       Analisa Rasio

Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

4.        Penganggaran

Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

4.     TEKNIK DAN METODE YANG DIGUNAKAN DALAM PENGENDALIAN

            Metode-metode pengendalian bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengendalian non-kuantitatif dan pengendalian kuantitatif

Ø  Pengendalian Non-kuantitatif

            Pengendalian non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:

1)      Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Misalnya suatu perusahaan sedang memproduksi barang, maka staff pengawas akan melakukan pengamatan mulai proses pembuatan dan hingga barang tersebut siap dijual. Melalui kegiatan pengamatan tersebut, staff pengawas tersebut akan tahu, apakah proses yang diamati susuai prosedur atau tidak.

2)      Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Contohnya staff pengawasan melakukan inspeksi terhadap barang yang diproduksi apakah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Mulai dari ukuran, berat , dll. Dari inspeksi yang dilakukan, perusahaan menjadi lebih tahu secara detail tentang barang yang diproduksi.

3)      Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat. Misalnya pegawai melaporkan kualitas barang yang dihasilkan kepada atasannya secara lisan dan tertulis. Dari hasil laporan tersebut, atasannya dapat memberikan perintah selanjutnya tentang bagaimana dan apa yang semestinya dilakukan oleh pegawai tersebut.

4)      Evaluasi pelaksanaan. Evaluasi merupakan suatu penilaian akhir dari suatu kegiatan dan tindakan apa yang selanjutnya diambil. Misalnya dalam sebulan perusahaan memperoleh keuntungan penjualan yang cukup banyak. Maka evaluasi yang dilakukan adalah bagaimana cara mempertahankan hal tersebut serta cara meningkatkannya.

5)      Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis dan dipecahkan bersama. Misalnya seorang pegawai mengalami masalah di bidang pemasaran. Agar solusinya terpecahkan, maka diskusi dengan atasan atau manajer akan menjadi solusi yang baik.

Ø  Pengendalian Kuantitatif

            Pengendalian kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengendalian kuantitatif adalah:

1) Anggaran

            Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengendalian.

            Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengendalian organisasi. Pengendalian anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.

            Contoh penerapan anggaran dalam pengendalian kuantitatif adalah pemilik modal memberikan anggaran sebesar Rp 10.000.000 kepada perusahaan untuk menjalankan bisnisnya selama 2 bulan. Melalui anggaran tersebut, pemilik modal dapat melihat apakah modal yang awalnya sudah ditetapkan bersama pleh pemilik modal dan perusahaan dapat digunakan dengan baik oleh  perusahaan. Setelah perusahaan menjalankan bisnisnya dan perusahaan mengatakan bahwa ternyata modal yang diberikan kurang, maka dapat dikatakan bahwa di dalam perusahaan tersebut terjadinya korupsi.

2) Audit

Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan akuntan (auditing), yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh bukti secara obyektif tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai yang berkepentingan. Contohnya adalah audit memeriksa laporan laba rugi suatu perusahaan untuk mengetahui apakah benar perusahaan mengalami keuntungan atau malah mengalami kerugian.

Alat pengawasan ini dapat dibagi menjadi dua kategori :

- Internal Audit

Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai kegiatan mereka.

- Ekternal Audit

Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari pengaruh manajemen.

3) Analisis break-even

            Analisa “break-even” adalah peralatan yang berguna untuk menjelaskan hubungan biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama seperti dalam peyiapan anggaran variabel. Analisa break-even menganalisa dan menggabarkan hubungan biaya dan penghasilan untuk menentukan pada volume berapa (penjualan atau produksi) agar biaya total sama dengan penghasilan total sehingga perusahaan tidak mengalami laba atau rugi. Contohnya adalah perusahaan ingin mengetahui bagaimana hubungan antara banyaknya penjualan dan keuntungan yang didapat.memlalui analisa break even,perusahan dapat mengetahui hubungan tersebut.

4)      Analisis rasio

            Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.

Menyangkut dua jenis perbandingan

a.       Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu

b.      Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang sejenis

      Contohnya adalah perusahaan ingin membandingankan laba yang diperoleh pada periode yang sebelumnya dengan sekarang. Dengan melakukan perbandingan, perusahaan akan tahu apakah perusahaan mengalami kemajuan atau kemunduran. Sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan selanjutnya untuk di periode yang akan datang.

5)      Bagan dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :

a. Bagan Ganti

      Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.

      Contohnya adalah perushaan membuat bagan tentang proyek yang dikerjakan. Dari bagan manajer dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai, atau belum dikerjakan.

b. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)

      Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengendalian proyek – proyek yang bersifat kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.

yang akan meningkatkan mutu dari karyawan,dan menjaga kenyamanan pelanggan Southwest.